فاتورة المورد غائبة عند إقفال الفترة: ما الذي تراجعه قبل خصم الضريبة؟
أغلقت الفترة، لكن فاتورة المورد لم تصل: أين يبدأ القرار؟
قد تكون الخدمة قد أُنجزت، ودُفع للمورد، وسُجل المصروف، ثم يكتشف فريق المالية عند تجهيز إقرار ضريبة القيمة المضافة أن الفاتورة الضريبية غير موجودة أو لا تتضمن البيانات المطلوبة. لا تجعل القيد المحاسبي أو إشعار التحويل بديلًا تلقائيًا عن مستند خصم ضريبة المدخلات. افصل ثلاثة أسئلة: هل حدثت المعاملة فعلًا؟ هل ترتبط بالنشاط وتستوفي شروط الخصم؟ وهل لدى المنشأة مستند مؤهل يثبت مبلغ الضريبة؟
هذه قائمة مراجعة عملية، لا فتوى بقبول خصم أو رفضه في حالة محددة. تختلف التفاصيل باختلاف نوع الشراء، ونوع التوريد، والفاتورة، والفترة الضريبية والقاعدة المطبقة.
مثال قصير: الدفع ليس المستند كله
افترض أن منشأة دفعت ٥٬٧٥٠ ريالًا لمورد محلي مقابل خدمة في نهاية الفترة. يظهر التحويل في البنك والعقد في البريد، لكن الفاتورة الضريبية لم تُستلم بعد. قد يكون المصروف قابلًا للتوثيق محاسبيًا، إلا أن ذلك لا يثبت وحده حق خصم مبلغ ٧٥٠ ريالًا كضريبة مدخلات في الإقرار الحالي. قبل أي مطالبة، اجمع الفاتورة الصحيحة والمستندات التي تثبت طبيعة الشراء، ثم راجع الشروط والتوقيت مع المختص. الأرقام هنا افتراضية لتوضيح الفرق بين إثبات الدفع وإثبات الضريبة؛ ولا تقرر نتيجة إقرار بعينه.
قائمة إقفال من خمسة أسئلة
- من هو المورد؟ طابق اسم المورد والرقم الضريبي وتفاصيل الفاتورة مع العقد وأمر الشراء عندما تنطبق.
- ما الذي تم شراؤه؟ احتفظ بوصف الخدمة أو السلعة وتاريخها وسبب ارتباطها بالنشاط. لا تختزل الملف في قيد «مصاريف متنوعة».
- ما المستند الموجود؟ ميّز بين فاتورة ضريبية صحيحة، ونسخة عرض، وعرض سعر، وكشف حساب، وإيصال بنكي. لكل منها وظيفة مختلفة.
- هل سبق المطالبة بالضريبة؟ راجع سجل الفواتير والإقرارات السابقة قبل إدخال مستند متأخر كي لا يتكرر الخصم.
- من يتابع النقص؟ ضع للمورد طلبًا محددًا يذكر رقم الطلب أو العقد، والبيانات المطلوب تصحيحها، ومسؤول المتابعة، وتاريخ الاستلام الفعلي.
رسالة عملية للمورد
«شكرًا لكم. نراجع مستندات مشتريات الفترة، ونحتاج نسخة الفاتورة الضريبية المرتبطة بأمر الشراء [المرجع] والخدمة المقدمة بتاريخ [التاريخ]. يرجى التحقق من اسم المنشأة، وصف التوريد، القيمة والضريبة والبيانات المطلوبة نظاميًا، وإرسال المستند الصادر من نظام الفوترة لديكم. سنراجع ما يصلنا قبل إدراجه في الإقرار.»
لا تطلب من المورد تغيير تاريخ أو قيمة معاملة لتناسب الإقفال. إذا كان المستند الصادر يحتاج تصحيحًا، فليُراجع الإجراء النظامي في نظام الفوترة بدل تعديل ملف PDF يدويًا.
متى تكون المشكلة أكبر من فاتورة ناقصة؟
إذا كان رقم المورد الضريبي غير واضح، أو تضمنت المعاملة توريدًا مختلطًا، أو كان المورد خارج المملكة، أو سبق إدراج المشتريات في إقرار سابق، فقد تتطلب المسألة فحصًا أوسع. يوضح دليل الهيئة لخصم ضريبة المدخلات أهمية حيازة المستندات المؤهلة، ويشرح دليل تعبئة الإقرار أن إدراج مشتريات سابقة يتطلب التحقق من عدم خصمها سابقًا واستيفاء الشروط. لا تفترض أن وصول الفاتورة متأخرًا يعني ضياع الحق أو أنه يجيز الخصم فورًا في أي فترة؛ راجع المدد والقواعد السارية على الحالة.
المصدر والخطوة التالية
راجع دليل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لخصم ضريبة المدخلات، خاصة مستندات الخصم والدليل المبسط لتعبئة إقرار ضريبة القيمة المضافة. هذا شرح عام؛ النصوص السارية ووقائع المنشأة هي المرجع. إذا تراكمت فواتير الموردين المفقودة، جهّز سجلًا دون بيانات عملاء حساسة يوضح المورد، المبلغ، الفترة، حالة المستند وهل سبق الخصم، ثم ناقش نطاق مراجعة القيمة المضافة مع مدى. وقد يفيدك دليل الفرق بين نسخة PDF والفاتورة الإلكترونية قبل مخاطبة مزود الفوترة.